Paweł Albrecht
Jeżeli kładziesz się spać i myślisz o tym, co masz zrobić jutro – prawdopodobnie nie korzystasz jeszcze w pełni z narzędzi, które ułatwiają nam codziennie życie. Skąd taki wniosek? Mając kilkanaście lat, wszystkie moje pomysły trzymałem w głowie i luźnych notatkach. Nie miałem konkretnego planu działania
i chaotycznie szukałem kogoś, kto powie mi, co mam robić, aby więcej zarabiać.
Potem, podpatrzywszy działania starszych kolegów, kupiłem papierowy kalendarz. Zacząłem zapełniać go datami spotkań z osobami, które nakierowywały mnie na pierwsze kroki w nieruchomościach. Poczułem wtedy, że dokładnie wiem, co mam robić, aby osiągnąć swój biznesowy cel. Kiedy kalendarz był pusty – nie działo się nic. Kiedy był zapełniony – konto powiększało się o kolejne prowizje z pośrednictwa w obrocie mieszkaniami.
W praktyce im więcej pieniędzy zaczyna pojawiać się w biznesie, tym więcej osób potrzebujemy wewnątrz naszego zespołu. Dochodzą do tego osoby, z którymi pracujemy na zewnątrz naszej organizacji. W związku z tym kalendarz papierowy przestał się w pewnym momencie sprawdzać. Nie można w nim podglądać zadań innych osób i kopiować powtarzalnych czynności.
Dlatego jak pewnie większość osób na początku znaleźliśmy prostą aplikację Trello. Na kartach z zadaniami pisaliśmy wszystko to, co było do zrobienia w danym momencie. Funkcjonowaliśmy tak dłuższy czas, czułem jednak, że to nie jest najlepsze rozwiązanie. Bardzo szybko rozwijaliśmy się biznesowo i potrzebowaliśmy narzędzia, które będzie centrum dowodzenia wszystkimi projektami, a nie tylko „zapisywaczem” zadań do zrobienia.
Od zawsze byłem zwolennikiem checklist i wykonywania powtarzalnych czynności, które można zlecić członkom swojego zespołu. Jest wiele zadań, które wykonujemy cyklicznie. Są też projekty, które regularnie powtarzamy i które zawierają w sobie dokładnie te same schematy z niewielkimi zmianami.
Wyobraź sobie, że przeprowadzasz flipa na nieruchomości. W ramach takiego projektu masz przynajmniej kilkadziesiąt różnych zadań do wykonania. Trzeba znaleźć mieszkanie, zrobić analizę opłacalności, podpisać umowę, pojawić się z dokumentami u notariusza, zorganizować finansowanie, ubezpieczyć, przepisać rachunki, zrobić remont, home staging, zdjęcia, sprzedać lokal itd. Wszystkie wymienione wyżej czynności wymagają kontaktów ze specjalistami. Znasz też ich szczegółowy plan wykonywania. Dlatego jeżeli masz dzisiaj to wszystko w głowie lub na kartkach, to trudno Ci będzie stworzyć skalowalny i powtarzalny biznes. Nowy pracownik będzie Cię pytał o każdą rzecz, a jego następca zrobi dokładnie to samo. Prowadząc firmę, należy budować bazę wiedzy, bo to ona w połączeniu
z zespołem pozwala nam potem przenieść czynności operacyjne na zarządzających, a samemu skupić się na korzystaniu z zarobionych środków.
Spójrz na najprostszy przykład tej tezy na świecie – restaurację McDonald’s. Każdy, kto przychodzi do pracy, wie, co ma robić, ile to trwa i do kogo się zwrócić, kiedy sobie nie radzi w trudnej sytuacji. Od identyfikacji wizualnej, przez zachowanie, po przygotowywanie posiłków – wszystko jest opisane w odpowiednich dokumentach. To pozwala budować skalę bez udziału właściciela.
Oczywiście zarządzanie projektami i zadaniami jest przeznaczone przede wszystkim dla tej części zespołu, która pracuje przed komputerem. Osoby pracujące fizycznie w terenie widzą tylko mały zakres danego projektu, który mają zrealizować na miejscu.
W każdej firmie mamy księgowość, sprzedaż, marketing, dokumenty i różne zadania operacyjne. W ramach mojej nieruchomościowej działalności korzystam
z powyższych działów i sporządzam przykładowo listę zadań do szukania okazji, do przeprowadzania remontu, bazę inwestorów, potencjalnych kupców itd. Wartością mojej firmy nie jest już tylko to, co wiem, ale sposób funkcjonowania zapisany w jednej aplikacji przez wszystkie lata mojej działalności.
Jedna z moich firm zajmuje się również organizowaniem wydarzeń dla inwestorów na rynku nieruchomości. Tworzymy event o nazwie Akademia Sourcingu™. Przeprowadziliśmy już ponad 40 edycji na 3 kontynentach. Każde spotkanie jest podobne i oparte na procedurach. Bez sprawdzonego schematu nie przeprowadzilibyśmy tylu spotkań dla kilku tysięcy osób.
Jak wdrożyć program do zarządzania zadaniami u siebie?
Przede wszystkim trzeba skorzystać z pomocy kogoś, kto prowadzi firmę, zatrudnia ludzi i rozumie działanie według procesów i procedur. To pokaże nam, niezależnie od branży, w jaki sposób powinna funkcjonować organizacja, a nawet życie rodzinne.
Następnie trzeba porozmawiać z osobą, która prowadzi działalność bliźniaczą do naszej – czyli jeżeli flipujemy i robimy remonty, to musimy taką osobę poprosić o pomoc w ułożeniu procesów. Nasz mentor niekoniecznie będzie używał programu do zarządzania zadaniami, ale na pewno będzie wiedział, jakie zadanie trzeba wykonać w kolejności – bo ma to zapisane „w głowie”.
Te „głowę” przenosimy do naszej aplikacji i od tego momentu każdą czynność w naszej firmie ubieramy w proste procedury, zdjęcia i instrukcje, które pomagają
w realizacji zadań.
Jeśli ułożymy sobie większość procesów, to potem wiemy dokładnie, ile osób jest potrzebnych do tego, abyśmy mieli więcej wolnego czasu na myślenie, a mniej czasu przeznaczali na proste działania operacyjne.
Jeżeli czujesz, że dużo pracujesz, spotykasz się z ludźmi, jeździsz na konferencje, ale nie ma z tego zadowalających efektów – na 90% w Twoim przypadku to brak konkretnego planu działania, który prowadzi do skalowania biznesu.
Z racji tego, że buduję grupę networkingową dla przedsiębiorców i mam kontakt z wieloma branżami – wyciągam z dużych firm najlepsze praktyki i dzielę się
z nimi ze wszystkimi członkami naszej społeczności. Każdy, kto generuje wielomilionowe zyski, posiada zespół osób, które mierzą liczby, pilnują raportów
i realizują określone zadania w ustalonym czasie.
Prowadząc obecnie firmę, trzeba wykonywać czynności powtarzalne i schematyczne, ponieważ na rynku brakuje przede wszystkim chętnych osób do pracy. Dobrostan to plaga naszych czasów. Jeżeli stworzysz organizację, która opiera się na wiedzy „prezesa”, to daleko taka firma nie dojdzie.
Zachęcam Cię do wdrożenia takiej aplikacji jak np. ClickUp i stworzenie sobie wszystkich list, zadań i procedur z kimś, kto już to zrobił wcześniej. Zapewniam Cię, że Twoje życie ulegnie zmianie, a każdy z Twoich pracowników, kładąc się spać, będzie miał czystą głowę.
Jeżeli chcesz skorzystać z naszej pomocy – możemy przygotować dla Ciebie takie wdrożenie. Zajmujemy się również konsultingiem biznesowym i doradzamy,
w jaki sposób wyskalować swój biznes, aby mieć więcej czasu i więcej pieniędzy. Jesteśmy oficjalnym partnerem ClickUpa.
Zapraszam do kontaktu pod adresem biuro@pawelalbrecht.com – chętnie dowiem się, jaki biznes prowadzisz i jak możemy Ci pomóc.
Paweł Albrecht – inwestor na rynku nieruchomości w Polsce i Anglii. Współprowadzi także fabrykę mebli tapicerowanych. Dzieli się zdobytym doświadczeniem poprzez wydarzenia stacjonarne oraz konsulting biznesowy. Więcej o nim znajdziesz na stronie www.pawelalbrecht.com i kanale YouTube „Albrecht
o nieruchomościach”.