Pracodawcy coraz chętniej zlecają agencjom pracy procesy HR związane z rekrutacją, ale też ze znalezieniem zakwaterowania dla pracowników z zagranicy. Okazuje się, że potencjał kwater pracowniczych nie został wyczerpany i co ciekawe, ma wyjątkowo dobre prognozy. Jak przygotować się do takiej inwestycji? Jakie standardy trzeba spełnić, aby agencje pracy były zainteresowane współpracą przy najmie kwater pracowniczych?
We wrześniu 2020 roku 689 tys. obcokrajowców było zgłoszonych do ubezpieczeń społecznych w ZUS-ie. Tę grupę stanowią w 80% mieszkańcy Ukrainy. Mniejszą cześć tworzą obywatele Białorusi, Niemiec, Rosji, Wietnamu, Indii, Włoch, Chin, Wielkiej Brytanii i Hiszpanii. Z raportu EWL S.A. „Pracownik zagraniczny w dobie pandemii” wynika, że tylko 22% cudzoziemców wyjeżdżało z Polski podczas pandemii, a 73% obcokrajowców skorzystało lub planuje skorzystać z automatycznego przedłużenia zezwoleń na pobyt i pracę w Polsce. To ogromna liczba potencjalnych odbiorców, do których kieruje się ofertę najmu kwater pracowniczych. Można znaleźć skuteczną drogę dotarcia to tych osób – w ramach współpracy z agencjami pracy.
Agencje pracy zdążyły dostosować się już do sytuacji związanej z koronawirusem i często zapewniają obcokrajowcom mieszkania, gdy ci muszą po wjeździe do Polski odbyć kwarantannę. To na pewno zachęca cudzoziemców do przyjazdu. Ponadto agencje pracy, którym zależy na pozyskaniu pracowników, są zmuszone zadbać o potrzeby potencjalnych pracowników. Jakie to potrzeby? Okazuje się, że aż 78,5 proc. obcokrajowców chciałoby od pracodawcy otrzymywać bezpłatne zakwaterowanie. Dlatego właśnie agencje coraz częściej w ramach swoich obowiązków oprócz znalezienia pracy gwarantują zorganizowanie kwatery. To ogromny potencjał dla właścicieli lokali mieszkalnych lub domów, którzy powinni zainteresować się możliwością współpracy z agencjami.
Jaki jest potencjał kwater pracowniczych?
Okazuje się, że kwatery pracownicze mogą być świetnym pomysłem na inwestycje w nieruchomości, głównie ze względu na bezpieczeństwo oraz przejrzyste i stabilne warunki współpracy. Grunt to przygotować lokal mieszkalny, który spełni oczekiwania agencji, a także zapewnić atrakcyjne warunki współpracy i profesjonalną ofertę.
Oferta powinna być zdywersyfikowana. Agencje szukają kwater dla pracowników z zagranicy, którzy przyjeżdżają do Polski na dłuższe lub krótsze kontrakty. –Rekrutujemy zarówno kobiety, jak i mężczyzn, w zależności od projektu. Najczęściej to grupa mieszana, niejednokrotnie zgłaszają się do pracy małżeństwa. Zdarzają się projekty z tzw. relokacją, skierowane do Polaków. Realizujemy je rzadko, gdyż Polacy niechętnie przyjmują oferty pracy oddalonej od miejsca zamieszkania – wyjaśnia Iwona Szmitkowska, wiceprezes Work Service.
Gdzie publikować oferty?
Zamieszczanie ofert w serwisach ma uzasadnienie. Właśnie tam agencje najczęściej poszukują kwater. – W Randstad w większości przypadków poszukiwania kwater pracowniczych opierają się na branżowych portalach takich jak: Otodom.pl, OLX.pl, Spijtanio.eu czy Nocowanie.pl. – wyjaśnia Maciej Pełka, Manager Cross Border Stafng w Randstad Polska.
Podobnie wyglądają poszukiwania w innych agencjach. – W przypadku nowych projektów w lokalizacjach, w których do tej pory nie rekrutowaliśmy pracowników, przeglądamy oferty w Internecie, ogłoszenia w mediach, sprawdzamy na tablicach ogłoszeń. Szukamy ofert w miejscach, w których prowadzimy rekrutacje, czyli na terenie całej Polski. To miasta, ale też mniejsze miejscowości, gdzie są zlokalizowane zakłady produkcyjne, centra handlowe czy logistyczne – wyjaśnia Iwona Szmitkowska, wiceprezes Work Service. Iryna Kregel z Red Work Sp. z o.o. informuje, że u nich sytuacja wygląda podobnie. – Ofert kwater pracowniczych poszukujemy głównie przez stronę OLX, często są też telefony bezpośrednio od właścicieli kwater.
Okazuje się, że właśnie oprócz publikacji w portalach ogłoszeniowych warto bezpośrednio wysyłać oferty do agencji, co potwierdza Maciej Pełka. –Współpracujemy z co najmniej dwudziestoma partnerami, którzy oferują takie kwatery w całej Polsce. Ze swoją ofertą docierają do nas bezpośrednio z myślą o nawiązaniu stałej współpracy z liderem usług HR w kraju. Mają też świadomość, że z naszego pośrednictwa korzysta wielu pracowników ze Wschodu – wyjaśnia Manager Cross Border Stafng w Randstad Polska.
Jak przygotować atrakcyjną ofertę współpracy?
Dla agencji zatrudnienia istotne są warunki współpracy z partnerami oferującymi kwatery dla pracowników. Jak podkreśla Maciej Pełka z Randstad Polska, przy takiej współpracy z właścicielem nieruchomości lub ich dostawcą stosowane są takie same szablony umowy z jasno określonymi warunkami, od których nie ma odstępstw.
– Dokumenty zwykle podpisujemy na czas nieokreślony z jednomiesięcznym okresem wypowiedzenia dla każdej ze stron. W kwocie miesięcznej najmu (per osoba/per miesiąc) znajdują się wszelkie inne koszty, takie jak zużycie mediów itp. Koszty najmu nieruchomości dla naszych pracowników w większości przypadków (około 80-85% projektów, jakie realizujemy) pokrywane są przez naszych klientów w całości lub częściowo – dodaje ekspert Randstad.
Podobnie jest we wszystkich dużych agencjach w kraju. – Umowy przeważnie podpisujemy na czas nieokreślony, rozliczamy się miesięczną fakturą, która zawiera już opłaty za media. Najwygodniej jest nam wynająć cały hostel, dom czy mieszkanie. Zdarzają się też pojedyncze pokoje, jeśli pracownikowi bardziej odpowiada i czuje się tam komfortowo – informuje Iryna Kregel z agencji Red Work Sp. z o.o.
Takie samo zdanie ma wiceprezes Work Service. – Dzięki temu oszczędzamy czas i nie musimy za każdym razem inicjować poszukiwań, ale przede wszystkim znamy mieszkania, ich zalety i wady, wiemy, czy są zgodne z naszymi standardami, jesteśmy też w stanie przewidzieć, czy będą odpowiadały pracownikom. To my jako agencja pracy podpisujemy umowy z właścicielami kwater i odpowiadamy za płatności. Bierzemy takie formalności na siebie, co jest wygodniejsze i dla właścicieli lokali, i dla pracowników – wyjaśnia Iwona Szmitkowska.
Jakie warunki musi spełniać kwatera pracownicza?
Warunki zawarte w umowie są zawsze ściśle określone. Wynikają ze standardów przyjętych przez agencję zatrudnienia. Każda agencja ma swoje zasady, na podstawie których poszukuje lokali. Agencja Pracy Randstad preferuje mniejsze mieszkania, a liczba osób w pokoju nie może przekroczyć sześciu. – Pracownicy doceniają takie rozwiązanie i wpływa to na ich rekomendację korzystania z naszego wsparcia – tłumaczy ekspert Randstad. Agencje są też zainteresowane kawalerkami, a jeżeli rekrutowani są małżeństwem, starają się im zapewnić oddzielne mieszkanie.
Ważny jest standard kwatery, jej schludność, zapewnienie niezbędnych sprzętów, np. pralki, lodówki czy odkurzacza. – Zwracamy też uwagę na to, by była sieć internetowa dobrej jakości – wyjaśnia Iwona Szmitkowska, wiceprezes Work Service. To obecnie standard, wymagany przez pracowników. Chcą być w stałym kontakcie z rodzinami, a Internet im to zapewnia.
Standardy odnoszą się także między innymi do liczby toalet, lodówek, palników lub płyt grzewczych na osobę, maksymalnej liczby osób zamieszkujących w pokoju, a także łóżek piętrowych lub pojedynczych. – Na 8 osób musi przypadać co najmniej jedna toaleta i jeden prysznic, a na 15-18 osób co najmniej jedna pralka. W przypadku lodówki na jedną osobę powinno przypadać 30 litrów przestrzeni chłodniczo-mroźnej. W przypadku zakwaterowania więcej niż 8 osób – 1 pole grzejne powinno przypadać na 2 osoby. Preferowane są łóżka pojedyncze z myślą o zakwaterowaniu par. Łóżka piętrowe są możliwe do zaakceptowania tylko w pokojach, w których mieszkają pracownicy tej samej płci – tłumaczy Maciej Pełka z Randstad.
Jaką lokalizację wybrać?
Najważniejszą cechą nieruchomości jest lokalizacja, a w przypadku kwater pracowniczych nie mogło być inaczej. – Lokalizacja jest uzależniona od miejsca pracy oraz transportu pracowniczego organizowanego przez klienta, jeśli takie przewozy są dla zatrudnionych dostępne. Do przystanku autobusowego lub do miejsca pracy w przypadku braku specjalnego transportu nie może być więcej niż 1,5-2 km, a do miejsca pracy dojazd może zajmować maksymalnie 45 minut – wyjaśnia ekspert Randstad, Maciej Pełka. – Istotnym czynnikiem jest odległość od miejsca pracy. Jeżeli nie możemy zapewnić kwatery blisko miejsca pracy, organizujemy transport – potwierdza Iwona Szmitkowska, wiceprezes Work Service. Nie inaczej jest w agencji Red Work. – Zawsze staramy się znaleźć kwaterę jak najbliżej pracy. W każdej naszej kwaterze muszą być także odpowiednie warunki do życia – wysyłamy zdjęcia pokoi, informujemy, iluosobowy jest pokój, pytamy, w jakim pokoju pracownicy chcą mieszkać, negocjujemy ceny tak, aby były dla pracownika korzystne – wyjaśnia Iryna Kregel z Red Work Sp. z o.o.
W których rejonach Polski brakuje kwater pracowniczych?
Dane GUS informują, ze najwięcej obcokrajowców pracuje na Mazowszu, w Wielkopolsce, w okolicach Łodzi, Piotrkowa Trybunalskiego i na Dolnym Śląsku. Potwierdza to Maciej Pełka – Z perspektywy naszych doświadczeń – największe zapotrzebowanie na kwatery pracownicze pojawia się na Śląsku i Dolnym Śląsku. W przypadku pierwszego regionu odczuwamy zbyt małą podaż na rynku – informuje ekspert Randstad Polska. To miejsca, gdzie inwestycja w kwatery pracownicze ma ogromną szansę na sukces!