Zarządzanie ekipą remontową przez Internet
Praktycznie każdy inwestor boryka się z kilkoma uniwersalnymi problemami związanymi z remontami. Mam tutaj na myśli napięty budżet, problemy ze znalezieniem wykonawców, jakością i terminowością prowadzonych prac. Rozwiązaniem części problemów jest zarządzanie ekipą remontową przez internet. To nowość, która dzięki wykorzystaniu kamer, internetu i wideokonferencji pozwala kontrolować przebieg całego remontu.
Autor: Patryk Gogacz
KAMERA, INTERNET, WIDEOKONFERENCJA
Do tego, by móc profesjonalnie zdalnie zarządzać ekipą, niezbędne jest poznanie zamiarów inwestora. Podczas pierwszej wideokonferencji staram się poznać nieruchomość oraz plany z nią związane. Pytam o to, czy dla nieruchomości przygotowano szczegółowe projekty i plany, zebrano wymagane pozwolenia oraz przewidziano konieczność dopełnienia niezbędnych formalności. Proszę również o skompletowanie i przesłanie w formie elektronicznej kompletu zdjęć lub filmów, planów i dokumentacji będącej w posiadaniu inwestora, a przygotowanej z myślą o danej inwestycji.
Po zakończeniu wywiadu następuje krok drugi, w ramach
którego sprawdzam otrzymane materiały. Szczególną uwagę zwracam na to, czy założenia są możliwe do realizacji od strony technicznej oraz finansowej, mając na uwadze zakładany budżet. W przypadku braku porozumienia z inwestorem i we współpracy z moimi pracownikami mogę przygotować konieczne zmiany w projekcie, nowe koncepcje bądź dokumenty niezbędne do uzyskania wymaganych prawem pozwoleń. Możliwe jest również przygotowanie pełnej koncepcji remontu wraz ze wszystkimi niezbędnymi dokumentami.
WYŁONIENIE WYKONAWCY
Po zweryfikowaniu potrzeb oraz analizie dostępnych materiałów możemy przystąpić do kolejnego kroku, jakim jest znalezienie wykonawcy. Proces ten zawsze wymaga czasu, dlatego nie warto z nim zwlekać. Poszukiwania prowadzi sam inwestor. Jednak zanim do tego dojdzie, podczas wideokonferencji wyjaśniam, jak i gdzie szukać dobrej ekipy. Szczególną uwagę zwracam na weryfikację kompetencji oraz kwestie kosztów. Podczas rozmów z potencjalnymi wykonawcami osoba realizująca daną inwestycję ma moje wsparcie we wszelkich kwestiach. Dodatkowo otrzymuje ona ode mnie gotową umowę, która chroni jej interesy, a której podpisanie zdecydowanie zalecam.
HARMONOGRAM PRAC
Równolegle z poszukiwaniem wykonawcy powstaje szczegółowy harmonogramem prac. Dokument przygotowuję, opierając się na wcześniejszych analizach oraz projektach, które posiada inwestor lub które zostały przeze mnie dostarczone.
Typowy harmonogram podzielony jest na pięć części:
· prace wyburzeniowe i przygotowawcze,
· prace konstrukcyjne,
· prace instalacyjne,
· prace naprawcze i wykończeniowe,
· prace montażowe i wyposażeniowe.
Każdy z etapów zawiera dokładny wykaz prac koniecznych do wykonania. Poszczególne działania są opisane w kolejności niezbędnej do tego, by cały remont udało się przeprowadzić sprawnie i bez problemów. Jeżeli któraś z czynności wymaga pozwoleń lub zgód, to informacja o tym również znajduje się w harmonogramie, tak by inwestor był na wszystko przygotowany. Dodatkowo dla każdej z pozycji szacuję czas niezbędny do jej zrealizowania oraz koszty. Szacunki oparte są na metrażu mieszkania, wybranych technologiach i materiałach oraz wydajności pracowników. W harmonogramie uwzględniam też informację o tym, kiedy i jakie materiały lub elementy wyposażenia należy zamówić. Dzięki temu na każdym etapie inwestor ma pełną kontrolę nad tym, czy remont skończy się zgodnie z planem, a ekipa robi to, co do niej należy. Harmonogram pozwala również na precyzyjną kontrolę kosztów całej inwestycji. Harmonogram zawiera też wytyczne dla inwestora, w których zaznaczam, na co należy zwrócić szczególną uwagę i kiedy wspólnie powinniśmy sprawdzić jakość wykonanych prac poza ustalonym cyklem kontrolnym. To ważne, ponieważ niektóre prace trudno ocenić po ich zakończeniu i należy to zrobić w ściśle określonym momencie.
Gotowy harmonogram jest poddawany gruntowej analizie podczas kolejnej wideokonferencji. Wspólnie z inwestorem omawiamy punkt po punkcie wszystkie pozycje. Ewentualne korekty są przeze mnie nanoszone, tak by uzyskać ostateczną formę. Zwykle od momentu znalezienia ekipy remontowej oraz opracowania harmonogramu do faktycznego rozpoczęcia prac mija kilka, a nawet kilkanaście tygodni. W tym czasie inwestor ma czas na zapoznanie się z harmonogramem i realizację działań, które zgodnie z ustaleniami jemu przypadły (np. zamówienie materiałów lub elementów o długim czasie
oczekiwania).
Z chwilą wejścia ekipy remontowej do nieruchomości i rozpoczęcia prac inwestor jest w stałym kontakcie ze mną. W normalnym trybie raz na tydzień spotykamy się na wideokonferencji. Podczas takich spotkań sprawdzamy krok pokroku przebieg prac oraz to, jak zostały one wykonane. Jeżeli harmonogram tego wymaga, odbywamy kolejne krótsze spotkania celem oceny newralgicznych prac wykonanych
przez ekipę remontową. Niezależnie od harmonogramu spotkań, inwestor, w zależności od potrzeb, może skonsultować ze mną wszelkie nieprzewidziane sytuacje.
JAK ROZMAWIAĆ Z WYKONAWCĄ?
Cykl kontrolny, o którym mowa powyżej, trwa aż do końca inwestycji. Jeżeli podczas trwających prac pojawią się problemy lub zastrzeżenia dotyczące sposobu ich prowadzonych lub jakości wykonania, inwestor otrzymuje ode mnie instrukcje dotyczące tego, jak rozmawiać z wykonawcą i czego się od niego domagać. Jeżeli właściciel nieruchomości samodzielnie nie potrafi sobie poradzić z zażegnaniem
problemów, może skorzystać z mojej pomocy. W takiej sytuacji to ja prowadzę rozmowy z kierownikiem ekipy remontowej i dążę do rozwiązania problemu. W sytuacjach kryzysowych niewynikających z winy
wykonawcy wspólnie szukamy rozwiązana zaistniałego problemu.
Jak widzisz, zdalne zarządzanie ekipą remontową jest ciekawą alternatywą i poza wymiernymi oszczędnościami pełni również funkcje edukacyjne. Po wspólnie przeprowadzonym remoncie inwestor wie, jak przygotować się do kolejnych flipów.
Jeżeli interesują Cię remonty i chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, pragnę zachęcić Cię do przeczytania mojej książki „Remont to nie problem”. Dowiesz się z niej, jak remontować nieruchomości z myślą o flipach lub wynajmie.
Patryk Gogacz (35 lat). Od ponad dziesięciu lat prowadzi własną firmę remontowo-budowlaną — Nowe Inspiracje (http://www.nowe-inspiracje.com.pl). Zrealizował kilkaset projektów i inwestycji. Specjalizuje się w pracach wykończeniowych dla szczególnie wymagających klientów. Aktywnie inwestuje na rynku nieruchomości–zarówno w mieszkania na wynajem, jak i we flipy. Autor książki „Remont to nie problem”.