Co musi zrobić zarządca najmu, aby licznik nieprzeczytanych wiadomości mailowych przekroczył 300? Wystarczy tygodniowy urlop. Jeżeli twoja firma zarządza najmem kilkuset jednostek – mieszkań, domów, pokoi czy lokali – to z pewnością widzisz, jak wiele powtarzalnych tematów trafia każdego dnia na skrzynki mailowe twoich pracowników.
A to kilku najemców zapomni hasło do routera Wi-Fi, inni nie wiedzą do kiedy powinni zapłacić czynsz. Dla części zagadką jest położenie bezpieczników na klatce schodowej, a nawet jeśli już je znajdą, to i tak nie są w stanie uruchomić prądu w mieszkaniu, bo nie wiedzą, że działający tam system smart home wymaga wymiany baterii.
Ty i twoi pracownicy odpisujecie na podobne wiadomości każdego dnia. Miałem tak samo. Moja firma zarządza najmem kilkuset jednostek w Warszawie i z czasem stało się jasne, że ogrom pytań i próśb najemców oraz właścicieli powtarza się w nieskończoność. To była jedna z motywacji, dzięki której stworzyłem RentEasy.AI – aplikację opartą na sztucznej inteligencji, która realnie redukuje koszty funkcjonowania firmy zarządzającej najmem.
Więcej o samej aplikacji znajdziecie w artykule opublikowanym na łamach Strefy Nieruchomości. W dwóch wcześniejszych artykułach przedstawiałem nieco szerzej perspektywę właściciela nieruchomości i najemcy. Na koniec zostawiłem perspektywę mi najbliższą — zarządcy najmu.
Centrum sterowania nieruchomościowym wszechświatem
Jesteśmy centrum sterowania nieruchomościowym wszechświatem. To na naszych komputerach i w naszych telefonach zbiegają się linie łączące najemców, właścicieli, złote rączki, zarządców nieruchomości, spółdzielnie mieszkaniowe, portale z ogłoszeniami nieruchomości na wynajem, czy wreszcie firmy windykacyjne i wiele innych podmiotów.
O ile kwestie związane z problemami najemców, czy też bolączek właścicieli oraz sposób poradzenia sobie z nimi przy wykorzystaniu RentEasy.AI opisałem już wcześniej, to w tym artykule poświęcę nieco więcej uwagi kwestii niemniej ważnej, a niestety często traktowanej po macoszemu: windykacjom.
Dlaczego windykacje należności z najmu nieruchomości to gorący kartofel?
Problem z windykacją należności za najem nieruchomości ma więcej wspólnego z oszczędnością czasu, niż może się wydawać. Dlaczego tak się dzieje?
Spora część zaległości najemców to albo drobne opóźnienia, które ostatecznie są opłacane, albo relatywnie niskie kwoty zadłużenia, rzędu 300-600 zł, a więc takie, których windykacja bywa droższa niż sama należność.
Obie, powyższe sytuacje często prowadzą do jednego: firmy zarządzające najmem podchodzą do tych windykacji jak do jeża. Pilnowanie rozliczeń, wysyłanie upomnień, przypominanie się wiadomościami tekstowymi — to wszystko zabiera czas. Czas, który moglibyśmy wykorzystać na rozwiązywanie pilnych i ważnych problemów takich jak zalania, czy inne awarie, lub na rozwój naszych biznesów, jak choćby poszukiwanie nowych klientów.
Gdy zliczymy czas poświęcany przez pracowników na obsługę drobnych windykacji, sprowadzająca się głównie na przepisywaniu i wysyłaniu powtarzalnych wiadomości, okazuje się, że koszt wewnętrznej obsługi zadłużenia przekracza jego wartość. A gdy dodamy do tego wynagrodzenie zewnętrznej firmy windykacyjnej oraz koszty sądowe i egzekucyjne, które trzeba ponieść z góry i których odzyskanie nie zawsze jest pewne, okazuje się, że drobne zaległości generują bardzo poważne koszty.
Grosik do grosika — jak drobne opóźnienia prowadzą do kilkunastotysięcznej straty?
Weźmy konkretny przykład. Jeżeli wśród 200 najemców 20% spóźnia się z płatnościami, roczne straty mogą sięgnąć nawet kilkunastu tysięcy złotych. Wiele firm zarządzających najmem odpuszcza takie drobne długi, bo koszt windykacji często przekracza wartość należności. A to właśnie drobne, ignorowane miesiącami zaległości składają się na większe straty.
Widać to po danych, które raz na jakiś czas widzimy w publikacjach Krajowego Rejestru Długów. Tam przeciętna wartość zadłużenia najemcy waha się, w zależności od publikacji od 8,5 do 15 tys. zł, ale to są kwoty zgłaszane do KRD, stanowiące tylko wierzchołek góry lodowej. Mniejsze pozostają w arkuszach kalkulacyjnych zarządców najmem, oraz pomniejszają dochód, coraz bardziej zirytowanych tym faktem właścicieli. Trudno się im zresztą dziwić. Kto z nas nie dostał pytania o to, dlaczego najemca nie płaci i kiedy wyegzekwujemy należną kwotę?
Tworząc RentEasy.AI zależało mi na tym, aby Zoe przejęła cały powtarzalny proces windykacji, od pierwszego opóźnienia, przez przypomnienia, aż po przygotowanie noty odsetkowej i wezwanie do zapłaty. System sam monitoruje należności, analizuje historię płatności i automatycznie proponuje kolejne kroki. Rola pracownika ogranicza się do akceptacji działań wybranych przez Zoe.
W razie potrzeby Zoe prowadzi sprawę aż do przygotowania dokumentów dla e-sądu. Wykonuje więc wszystko, co możliwe po stronie zarządcy najmu, minimalizując konieczność angażowania zewnętrznych firm windykacyjnych.
W jednym z wdrożonych przez RentEasy.AI portfeli, Zoe wysłała ponad 600 automatycznych przypomnień i to w ciągu zaledwie trzech miesięcy, a ponad 70% zaległości zostało uregulowanych bez udziału pracownika.
Scoring złych najemców
Pomoc w obsłudze windykacji to duże ułatwienie, ale nie jedyne, jakie oferuje RentEasy.AI. W idealnej sytuacji najchętniej nie wynajmowalibyśmy mieszkania najemcy, który źle rokuje. Takiemu, który ma złą historię najmu, któremu zdarzało się już wcześniej zalegać z czynszem.
Niestety, popularne rejestry dłużników niewiele pomagają w ocenie ryzyka najmu. Możemy nie wynająć mieszkania komuś, kto zapomniał opłacić 8 zł na karcie kredytowej, a jednocześnie nie dowiemy się niczego o najemcy zalegającemu innym właścicielom z czynszem na kilka tysięcy złotych. Nie zobaczymy też, czy ktoś, kto chociaż płacił terminowo, powodował liczne szkody, organizował imprezy, palił w mieszkaniu albo pozostawił lokal w stanie wymagającym ozonowania, malowania czy wymiany mebli. Na to często sama kaucja nie wystarczy. Dlatego potrzebne było inne rozwiązanie.
W RentEasy.AI wprowadziliśmy automatyczny system scoringowy, który sam wylicza ocenę najemców na podstawie faktów: terminowości płatności, historii zaległości, sposobu rozliczania depozytu, liczby szkód i naliczonych kar. Oceny te są bezpiecznie przechowywane i widoczne wyłącznie dla użytkowników RentEasy.AI – bez potrzeby ręcznego oceniania kogokolwiek.
System sam wykrywa, czy najemca regularnie opóźniał się z płatnościami albo pozostawił po sobie szkody potwierdzone dokumentacją. Gdy taka osoba będzie próbowała wynająć mieszkanie od innego użytkownika RentEasy.AI, system automatycznie wyświetli ostrzeżenie o jej historii najmu. Mechanizm ten jest zaprojektowany tak, aby był maksymalnie obiektywny i odporny na nadużycia. Opiera się wyłącznie na faktach zapisanych w systemie.
Czy AI rozwiąże wszystkie problemy?
Czy sztuczna inteligencja rozwiąże każdy problem na rynku najmu? Uważam, że nie. Nasza wiedza, doświadczenie i relacje, jakie budujemy z właścicielami i najemcami, są na wagę złota. Bardzo dużo zależy od naszego profesjonalizmu. Jednak AI to narzędzie, które jest dostępne i dzięki RentEasy.AI również dostosowane do specyfiki rynku najmu nieruchomości.
Projektując Zoe i cały ekosystem RentEasy.AI zależało nam na maksymalnym uproszczeniu i przyspieszeniu procesów, które do tej pory zabierały zarządcom najmu najwięcej czasu. Jeżeli masz więcej pytań, wejdź na stronę renteasy.ai lub napisz do nas.
A jeśli chcesz wiedzieć więcej o inteligentnych rozwiązaniach w nieruchomościach lub być na bieżąco z rzetelnymi i najświeższymi informacjami o AI ogólnie, koniecznie zapisz się na nasz bezpłatny NEWSLETTER.
Autor: Rafał Thiel
Przedsiębiorca i ekspert w automatyzacji procesów, w obszarze sztucznej inteligencji oraz w projektowaniu systemów usprawniających pracę firm. Tworzy rozwiązania oparte na n8n, Google Cloud Platform i Google Apps Script, przez co pomaga automatyzować operacje w biurach nieruchomości, księgowości i działach administracyjnych. Twórca RentEasy.AI – systemu, który przejmuje większość powtarzalnych zadań w firmach zarządzających najmem.