Sobota, po godzinie 19:00. Telefon nie przestaje dzwonić. W jednym mieszkaniu przecieka syfon, w drugim ktoś zgubił pilot do bramy, w trzecim najemca przypomina o opóźnionej naprawie kuchenki. Przy jednym lokalu to byłby drobiazg, ale przy kilkunastu takich zgłoszeniach codzienność właściciela zmienia się w maraton interwencji. O tym, jak zapanować nad złożonym portfelem, opowiadają zarządcy nieruchomości: Borysław Pasierbski, prezes HOMtu, i Tomasz Jopek, współtwórca Grupy Renton.
Kiedy portfel rośnie do kilkunastu mieszkań, intuicja przestaje wystarczać. To, co działało przy jednym lokalu, nagle zaczyna się sypać. Dlatego warto zacząć od systemowego podejścia do zarządzania. – Rozpocząłbym od zbudowania porządnego szkieletu całego systemu: mapy procesów – tłumaczy Borysław Pasierbski. – Zanim pojawi się w kalendarzu pierwsza płatność czy telefon z awarią, muszę mieć rozpisane krok po kroku, co się dzieje w każdej sytuacji. Jeśli wiem, kto odpowiada za monitorowanie czynszu, gdzie zapisuję zgłoszenia, w jakim narzędziu kontroluję rezerwy i jak wygląda procedura reakcji na awarię, to nie tonę w chaosie. Brak takich reguł kończy się improwizacją, a ta przy większej skali nie działa. Struktura i jasność to absolutna podstawa.
Od złotej rączki do menedżera
Wielu inwestorów zaczyna od samodzielnego ogarniania wszystkiego. Excel do księgowości, telefon do kontaktu z najemcami, a w razie awarii – własne ręce i walizka z narzędziami. To naturalny etap, bo pozwala nauczyć się rynku od podstaw. – Na starcie chciałem rozumieć każdy szczegół, więc robiłem większość rzeczy sam – wspomina Borysław Pasierbski. – Ale przy większej skali nie ma szans, żeby jedna osoba ogarniała księgowość, serwis techniczny, komunikację z najemcami i jeszcze rozwój biznesu. Dlatego dziś buduję wokół siebie zespół ludzi: księgowość, która dostarcza mi raport w konkretnym
standardzie, sprawdzeni fachowcy od awarii, którzy odbierają telefon nawet w weekendy, oraz osoby odpowiedzialne za kontakt z klientem, żeby właściciel i najemca zawsze mieli poczucie, że ktoś podniesie słuchawkę. Moja rola to nadzór, układanie systemu i pilnowanie, żeby działał – a nie latanie z kluczem francuskim od mieszkania do mieszkania.
Ten moment przejścia – od „złotej rączki” do menedżera – jest konieczny, by portfel kilkunastu mieszkań nie stał się źródłem frustracji zamiast dochodu.
Lawina drobnych spraw
Wbrew pozorom największym zagrożeniem nie są poważne awarie. Te zdarzają się rzadziej i łatwiej je zaplanować. Najbardziej niebezpieczna jest lawina drobiazgów. – Przy jednym mieszkaniu gaszenie pożaru raz w miesiącu nie boli, przy pięćdziesięciu takie rzeczy tworzą ciągły szum operacyjny – zauważa Tomasz Jopek, współtwórca firmy zarządzającej portfelem blisko 50 mieszkań. – Żarówki, piloty, kapiące syfony, cofnięte płatności – osobno to nic, razem potrafią zdezorganizować tydzień pracy.
Dlatego w jego firmie każde zgłoszenie musi trafić do jednego kanału i mieć przypisaną kategorię oraz status. – Bez tego chaos rośnie wykładniczo – podsumowuje Tomasz Jopek. I dodaje: – Organizujemy też cotygodniowe zebrania. Omawiamy na forum sprawy wymykające się standardowym procedurom, planujemy działania, delegujemy zadania i analizujemy możliwość wdrożenia usprawnień, automatyzacji.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, dlaczego przy wynajmie kilkunastu mieszkań zarządzanie finansami jest tak ważne, dlaczego CRM to nie wybór, a konieczność, oraz które narzędzia naprawdę sprawdzają się w praktyce, przeczytaj dalszą część artykułu w najnowszym, 33 numerze Strefy Nieruchomości: https://skleprentiera.pl/SN33
Przejrzyj numer przed zakupem TUTAJ!
Borysław Pasierbski
Ekspert rynku nieruchomości, prezes zarządu HOMtu®. Z wykształcenia
prawnik. Od 2015 roku związany z rynkiem nieruchomości. Prowadzi serwis wyNajemca.com.pl, na którym dzieli się swoją wiedzą.
Tomasz Jopek
Od ponad ośmiu lat aktywnie działa na rynku nieruchomości jako inwestor, zarządca, pośrednik i ekspert. Jest współtwórcą firmy zarządzającej portfelem prawie 50 mieszkań o wartości około 40 milionów złotych, w których to na stałe mieszka 150 najemców.