Podwyżki cen wody, prądu i gazu stały się już stałym elementem rzeczywistości. Właściciele mieszkań coraz częściej zadają sobie pytanie, jak
w nowych realiach rozliczać media z najemcą, by nie dopłacać z własnej kieszeni. Choć temat wydaje się prozaiczny, błędne decyzje w tej kwestii potrafią zniweczyć zysk z najmu szybciej, niż można się spodziewać. Jak więc rozwiązać ten problem, aby nie być stratnym?
Najgorsze rozwiązanie: media wliczone w czynsz najmu
Wliczenie wszystkich opłat za media w czynsz najmu to najprostsze ale jednocześnie też najgorsze możliwe rozwiązanie. Właściciel nieruchomości traci wówczas możliwość dostosowania stawek, gdy zmienia je dostawca, oraz nie może obciążyć najemcy niedopłatą wynikającą z rzeczywistego zużycia. Taki model zachęca również do nadmiernego korzystania z mediów – skoro najemca bez względu na zużycie zawsze płaci stałą kwotę, nie ma motywacji do oszczędzania. Co więcej, w przypadku rozliczania przychodu z najmu w formie ryczałtu, wyższe opłaty wliczone w czynsz oznaczają również wyższy podatek do zapłaty. Jedyną zaletą takiego rozwiązania jest wygoda – brak konieczności dodatkowych przelewów i rozliczeń. Jednak potencjalne straty finansowe znacznie przewyższają tę korzyść.
Trzy sposoby rozliczania mediów z najemcą
W praktyce funkcjonują trzy najczęstsze modele rozliczania mediów
w wynajmowanych mieszkaniach. Każdy z nich ma swoje zalety i wady – wybór zależy od preferencji właściciela oraz rodzaju najmu.
- Przepisanie liczników na najemcę
To rozwiązanie najbardziej przejrzyste i korzystne dla właściciela. Najemca samodzielnie zawiera umowy z dostawcami mediów i rozlicza się bezpośrednio z nimi. Dzięki temu właściciel unika ryzyka zadłużenia oraz konieczności korygowania stawek w przypadku podwyżek. Każda zmiana cen automatycznie przechodzi na najemcę. Minusem może być konieczność formalności przy przepisywaniu liczników, szczególnie w przypadku umów najmu na krótszy okres czasu np. 3-6 miesięcy.
2. Liczniki na właściciela, rozliczenie według faktur
Drugi sposób polega na tym, że umowy z dostawcami mediów pozostają na właściciela, ale najemca dokonuje płatności na podstawie otrzymywanych faktur. To rozwiązanie daje właścicielowi pełną kontrolę nad terminowością płatności i rozliczeniami. Wymaga jednak dodatkowego zaangażowania – wysyłania faktur, pilnowania terminów i monitorowania wpłat.
3. Jedna zaliczka na wszystkie media
To najczęściej wybierany kompromis. Właściciel ustala z najemcą jedną miesięczną zaliczkę na media, a po zakończeniu okresu rozliczeniowego dokonuje rozliczenia na podstawie rzeczywistego zużycia. Należy jednak pamiętać, że rozliczanie każdego licznika osobno może być czasochłonne i wymaga odpowiednich zapisów w umowie, które pozwolą na korekty w przypadku niedopłat.
Opłaty do wspólnoty lub spółdzielni – kto powinien je regulować?
Opłaty do wspólnoty lub spółdzielni mieszkaniowej to kolejny istotny element rozliczeń. Można je uregulować na dwa sposoby:
- Najemca płaci właścicielowi, a właściciel przekazuje środki do wspólnoty – zapewnia to pełną kontrolę nad płatnościami, ale wymaga dodatkowej obsługi.
- Najemca wpłaca bezpośrednio do wspólnoty – rozwiązanie wygodniejsze, lecz obarczone ryzykiem, że ewentualne zaległości obciążą właściciela, ponieważ to on pozostaje stroną umowy z administracją.
Umowa najmu – dokument chroniący obie strony
Bez względu na wybrany model rozliczania, najważniejsze jest, by kwestie opłat za media zostały jednoznacznie uregulowane w umowie najmu. Warto zawrzeć w niej zapisy umożliwiające zmianę wysokości opłat w przypadku podwyżek cen energii, wody czy gazu oraz określić zasady rozliczania różnic wynikających z rzeczywistego zużycia. Dobrze skonstruowana umowa to nie tylko ochrona właściciela, ale również jasność i bezpieczeństwo dla najemcy. Transparentne zasady minimalizują ryzyko konfliktów i pozwalają obu stronom uniknąć nieporozumień.
Przejrzystość to podstawa
W świetle wciąż rosnących kosztów utrzymania nieruchomości, sposób rozliczania mediów z najemcą staje jednym z ważniejszych elementów efektywnego zarządzania najmem. Bez względu na wybrane rozwiązanie – największym błędem jest brak precyzji. To właśnie niejasne zapisy, nieuwzględniające zmian stawek czy rozliczeń niedopłat, prowadzą do sytuacji, w których właściciel musi dopłacać z własnej kieszeni. A w czasach, gdy rachunki potrafią wzrosnąć nawet o kilkadziesiąt procent w skali roku, to ryzyko, na które nie warto sobie pozwolić.
Anna Grybel-Kloc
Licencjonowana pośredniczka, specjalistka od inwestycji i zarządzania najmem długoterminowym z prawie 20-letnim doświadczeniem w nieruchomościach mieszkaniowych na wynajem. Od początku buduje i rozwija polski oddział Sim Property.
Sim Property
Firma od 14 lat zarządzająca najmem długoterminowym w kilkunastu miastach, zapewniająca kompleksową obsługę procesu wynajmu na najwyższym poziomie. Obsłużyła już ponad 2500 umów najmu, a obecnie ma pod opieką kilka budynków i ponad 500 mieszkań na wynajem o łącznej wartości ponad 350 milionów złotych. Wyróżniona tytułem Zarządcy Najmu 2024 Roku w Plebiscycie Stowarzyszenia Mieszkanicznik.
