Właściwa weryfikacja najemcy to jeden z kluczowych etapów zarządzania nieruchomością na wynajem. Choć temat ten zyskał w ostatnich latach na znaczeniu, nadal zdarzają się właściciele, którzy ograniczają weryfikację do pobieżnej rozmowy lub zapytania o wysokość zarobków. Tymczasem prawidłowo przeprowadzona weryfikacja pozwala nie tylko zminimalizować ryzyko finansowe, ale także znacząco podnosi komfort i bezpieczeństwo współpracy na lata.
Weryfikacja tożsamości – pierwszy krok ku bezpieczeństwu
Podstawą każdej umowy najmu jest potwierdzenie tożsamości najemcy. Wymóg ten wydaje się oczywisty, jednak praktyka pokazuje, że bywa bagatelizowany lub realizowany w sposób niewystarczający. Weryfikacja dokumentu tożsamości pozwala uniknąć sytuacji, w której umowę podpisuje osoba posługująca się fałszywymi danymi lub pełnomocnictwem bez pokrycia.
Znaczenie tego etapu rośnie szczególnie w przypadku najmu zdalnego, gdzie trudniej jest potwierdzić tożsamość potencjalnego najemcy. Rzetelne sprawdzenie danych chroni właściciela przed oszustwami i późniejszymi komplikacjami, zwłaszcza przy próbie dochodzenia swoich praw w sądzie.
Nie bez znaczenia pozostaje również konieczność ustalenia, czy najemca nie jest objęty szczególną ochroną wynikającą z przepisów ustawy o ochronie praw lokatorów. W przypadku osób korzystających z dodatkowych przywilejów eksmisja może być istotnie utrudniona lub wręcz niemożliwa przez wiele miesięcy.
Weryfikacja sytuacji finansowej – nie tylko deklarowane zarobki
Częstym błędem właścicieli nieruchomości jest ograniczanie się do pytania o wysokość wynagrodzenia. Sama deklaracja dochodów nie stanowi gwarancji regularnych i terminowych płatności. Kluczowe znaczenie ma weryfikacja historii płatniczej potencjalnego najemcy.
Sprawdzenie rejestrów zadłużeń, takich jak Krajowy Rejestr Długów czy Biuro Informacji Kredytowej, dostarcza wiarygodnego obrazu sytuacji finansowej kandydata. Dane te pozwalają określić, czy potencjalny najemca nie posiada aktywnych zobowiązań lub zaległości, które mogłyby przekładać się na problemy z opłacaniem czynszu. Pozytywne skutki wdrożenia weryfikacji w KRD potwierdzają nasze konkretne statystyki – na setki aktywnych umów przypadają zaledwie pojedyncze przypadki spraw sądowych.
Historia najmu i sprawdzenie referencji
Kolejnym istotnym aspektem weryfikacji potencjalnego lokatora jest zbadanie jego historii najmu. Kontakt z poprzednim wynajmującym bywa niezwykle cenny – pozwala uzyskać informacje na temat terminowości płatności, dbałości o lokal czy powodów wyprowadzki. Nierzadko jedno pytanie o przyczynę zmiany mieszkania potrafi ujawnić potencjalne źródła konfliktów lub problemy, które mogą powtórzyć się w nowej umowie.
Jednocześnie należy zachować balans – nadmierna dociekliwość czy przesłuchiwanie najemcy w nieprofesjonalny sposób, może odstraszyć solidnych kandydatów. Właściwe wyczucie w rozmowie to umiejętność, której opanowanie przekłada się na sukces w wynajmie długoterminowym.
Dopasowanie najemcy do nieruchomości – czynnik często pomijany
Bezpieczny i efektywny wynajem to nie tylko kwestia wypłacalności. Nie każdy najemca będzie pasował do każdej nieruchomości. Student będzie poszukiwał mieszkania blisko uczelni i życia towarzyskiego, a rodzina z dziećmi zwróci uwagę na ciszę i infrastrukturę osiedla. Osoba pracująca zdalnie będzie oczekiwać komfortowego miejsca do pracy i spokoju.
Dobór najemcy pod kątem charakterystyki nieruchomości minimalizuje ryzyko szybkiego wypowiedzenia umowy, rotacji lokatorów czy konfliktów sąsiedzkich. Ma to szczególne znaczenie w przypadku najmu na pokoje, gdzie nieprzemyślany dobór współlokatorów bywa źródłem licznych problemów, konfliktów, dodatkowej pracy i kosztów.
Weryfikacja wieloetapowa – praktyka profesjonalistów
Na rynku najmu weryfikacja najemcy przestała być opcjonalnym dodatkiem, a stała się standardem – niezbędnym elementem profesjonalnego zarządzania nieruchomościami na wynajem. Każdy z powyższych etapów pełni odrębną funkcję, a zaniedbanie któregokolwiek z nich może prowadzić do kosztownych i czasochłonnych problemów. Odpowiednio przeprowadzona weryfikacja pozwala natomiast dostosować nie tylko sam wybór najemcy, ale także konstrukcję umowy najmu i stosowane zabezpieczenia, zmniejszając w ten sposób ryzyko finansowe właściciela.
Anna Grybel-Kloc
Licencjonowana pośredniczka, specjalistka od inwestycji i zarządzania najmem długoterminowym z prawie 20-letnim doświadczeniem w nieruchomościach mieszkaniowych na wynajem. Od początku buduje i rozwija polski oddział Sim Property.
Sim Property
Firma od 14 lat zarządzająca najmem długoterminowym w kilkunastu miastach, zapewniająca kompleksową obsługę procesu wynajmu na najwyższym poziomie. Obsłużyła już ponad 2500 umów najmu, a obecnie ma pod opieką kilka budynków i ponad 500 mieszkań na wynajem o łącznej wartości ponad 350 milionów złotych. Wyróżniona tytułem Zarządcy Najmu 2024 Roku w Plebiscycie Stowarzyszenia Mieszkanicznik.
