Rozliczenie kaucji – 4 najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

fot.Image by Gosia K. from Pixabay

Rozliczenie kaucji to jeden z najbardziej newralgicznych momentów w relacji pomiędzy właścicielem nieruchomości a najemcą. Nawet wzorowo prowadzony najem może zakończyć się sporem, jeśli ten etap zostanie przeprowadzony niezgodnie z przepisami. Wbrew pozorom kaucja nie jest „rezerwą finansową na wszelkie problemy”, a jej rozliczanie reguluje ustawa o ochronie praw lokatorów i kodeks cywilny. Ich nieznajomość lub ignorowanie często skutkuje roszczeniami, konfliktami, a nawet postępowaniami sądowymi.

Termin rozliczenia kaucji – miesiąc, ale od kiedy?

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest niewłaściwe liczenie terminu na zwrot kaucji. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kaucja powinna zostać rozliczona w ciągu miesiąca od dnia opróżnienia lokalu przez najemcę. Nie od dnia podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego, ani nie od dnia zakończenia umowy na papierze – tylko od faktycznego opróżnienia mieszkania. Opóźnienie w rozliczeniu kaucji może stać się podstawą do roszczeń, a w skrajnych przypadkach nawet do naliczenia odsetek. Dlatego warto już na etapie umawiania daty zdania lokalu zaplanować czas na rozliczenie kaucji.

Potrącenia w trakcie trwania umowy – droga do problemów

Problematyczną praktyką zaobserwowaną przez nas na rynku jest potrącanie środków z kaucji w trakcie trwania umowy najmu. W przypadku umów zawieranych na zasadach ogólnych oraz przy najmie okazjonalnym jest to działanie niezgodne z ustawą o ochronie praw lokatorów. Kaucja pełni funkcję zabezpieczenia na wypadek szkód lub zaległości po zakończeniu najmu, a nie w jego trakcie. Nieprawidłowe jest więc dokonywanie potrąceń w okresie trwania umowy z tytułu zniszczenia wyposażenia bądź sprzętu z winy najemcy. W praktyce oznacza to, że jeśli szkoda powstała w trakcie trwania umowy, należy poczekać z potrąceniem do zakończenia najmu. 

 Ostatni czynsz „z kaucji” – pozorna wygoda, realne ryzyko

Zdarza się, że najemca proponuje, aby nie płacić ostatniego czynszu na rzecz pokrycia go z kaucji. Na pierwszy rzut oka takie rozwiązanie może wydawać się wygodne – mniej przelewów, szybsze rozliczenie. Jednak w rzeczywistości pozbawia ono właściciela finansowego zabezpieczenia najmu; równie dobrze mógłby on wcale nie pobrać kaucji. Jeśli po wyprowadzce pozostaną szkody w mieszkaniu, niedopłacone rachunki za media bądź zajdzie konieczność przeprowadzenia sprzątania właściciel nie będzie miał środków na pokrycie tego typu dodatkowych kosztów.

Potrącenia niezgodne z prawem i umową – efekt nieprecyzyjnych zapisów

Wśród właścicieli dochodzi do nieświadomego ograniczenia sobie możliwości dokonywania potrąceń z kaucji na skutek niewłaściwych zapisów w umowie najmu. Tymczasem ustawa o ochronie praw lokatorów posługuje się ogólnym sformułowaniem „potrącenie należności wynajmującego z tytułu najmu”, które pozwala na szersze zastosowanie i w praktyce bywa bezpieczniejsze niż szczegółowe wyliczanie potrąceń. Przy próbie ich doprecyzowania istnieje ryzyko pominięcia części należności.

Jedną z najbardziej dyskusyjnych kwestii przy rozliczaniu lokalu pozostaje jego stan techniczny, a zakres możliwych potrąceń zależy od treści umowy. Ustawa
o ochronie praw lokatorów wskazuje na obowiązek odnowienia lokalu po stronie najemcy i wykonania obciążających go napraw, natomiast kodeks cywilny nakazuje zwrot lokalu w stanie niepogorszonym, z wyłączeniem zużycia wynikającego z prawidłowego użytkowania. Nieprecyzyjne lub błędne zapisy w umowie najmu mogą sprawić, że potrącenie będzie bezpodstawne, a najemca skutecznie je podważy.

Dlaczego warto zdać się na profesjonalistów? 

Rozliczenie kaucji to proces wymagający znajomości prawa, umiejętności dokumentowania stanu lokalu i precyzyjnych zapisów w umowie. W Sim Property dbamy o to, aby wszystkie te elementy były dopilnowane, dzięki czemu właściciele mieszkań unikają stresu i strat finansowych. Jeżeli chcesz, aby Twój najem był bezpieczny, a rozliczenie kaucji przebiegało terminowo i zgodnie z prawem – skontaktuj się z profesjonalnym zarządcą najmu. To najprostszy sposób, aby oszczędzić sobie problemów i chronić swoją inwestycję. 

Anna Grybel-Kloc

Licencjonowana pośredniczka, specjalistka od inwestycji i zarządzania najmem długoterminowym z prawie 20-letnim doświadczeniem w nieruchomościach mieszkaniowych na wynajem. Od początku buduje i rozwija polski oddział Sim Property.

Sim Property

Firma od 14 lat zarządza najmem długoterminowym w największych miastach zapewniając kompleksową obsługę procesu wynajmu na najwyższym poziomie. Obsłużyła już ponad 2500 najemców, a obecnie ma pod opieką kilka budynków i ponad 500 mieszkań na wynajem o łącznej wartości ponad 350 milionów złotych. Wyróżniona tytułem Zarządcy Najmu 2024 Roku w Plebiscycie Stowarzyszenia Mieszkanicznik. www.simproperty.com/pl

Agent nieruchomości, czyli James Bond w wersji budżetowej, czy prawdziwa misja specjalna?

Pośrednika nieruchomości nazywa się agentem. Często, gdy to słyszę, widzę, że ktoś uśmiecha się pod nosem. Agent kojarzy się ze smokingiem, martini i ratowaniem świata. A pośrednik? Z otwieraczem drzwi i wysoką prowizją „za nic”.

Im dłużej pracuję w tym zawodzie, tym bardziej widzę, że nazywanie pośrednika agentem jest trafne tak idealnie, jak idealne jest Martini wstrząśnięte, nie mieszane. Różnica polega jedynie na tym, że u nas nie ma dublerów, scenariusza i happy end nie jest gwarantowany.

Gdyby ktoś chciał nakręcić film akcji o pracy agenta nieruchomości, najprawdopodobniej usłyszałby, że scenariusz jest zbyt niewiarygodny. Za dużo emocji, za mało logiki. Zbyt wiele zwrotów akcji, za szybkie tempo i główny bohater, który zamiast ratować świat, ratuje transakcje przed.. ludzkimi emocjami?! ..a jednak to nie fikcja literacka wynikająca z bujności wyobraźni jej autora. Te wszystkie scenariusze pisze życie. To codzienność branży, która śmiało może uchodzić za misję specjalną.

Każda misja zaczyna się od tego samego zdania: „Chcemy sprzedać nieruchomość”. Brzmi niewinnie? To zdanie jest tylko przykrywką. W rzeczywistości jest to sygnał alarmowy, po którym w mojej głowie zapalają się wszystkie kontrolki, bo wiem, że pod nim kryje się wszystko: rozwód, spadek, kredyt, przeprowadzka, życiowy reset albo ambitne: sprzedamy drożej, bo sąsiad też próbował. Za chwilę usłyszę że:

– cena nie podlega negocjacji,

– sąsiad sprzedał drożej (choć nie sprzedał),

– rynek „na pewno to kupi”,

– i że „nie spieszy nam się”, co zazwyczaj oznacza: chcemy szybko, ale po swojemu.

Wchodzę do nieruchomości bez broni, za to z doświadczeniem. Rozpoznaję teren. Patrzę na ściany, podłogi, na ludzi i ich emocje. Na napięcia. Ja nie sprzedaję metrów kwadratowych. Sprzedaję decyzje, z którymi ktoś będzie żył latami.

Kolejnym etapem misji jest moment, w którym muszę delikatnie wyjaśnić właścicielom, że rynek nie ma uczuć i nie wzrusza się historią dziecięcego pokoju. Rynek nie docenia meblościanki „jak nowej” i absolutnie nie interesuje go, że „to jeszcze całkiem dobre”. Moim zadaniem jest powiedzieć to wszystko tak, by klient nie miał ochoty wyrzucić mnie od razu za drzwi. To często nie lada wyzwanie. Prawdą jest, że przygotowanie nieruchomości do sprzedaży to wręcz chirurgiczna operacja na emocjach właściciela. Trzeba precyzyjnie odciąć przeszłość, żeby zrobić miejsce przyszłości i nie stracić pacjenta, co nie zawsze jest przyjemne.

Kiedy oferta trafia na rynek i pojawiają się kupujący zaczyna się prawdziwe kino. Każdy przychodzi z własnym scenariuszem i przekonaniem, że wie lepiej. Jeden negocjuje dla zasady. Drugi cytuje internet. Trzeci mówi, że musi to przemyśleć, choć myśli głównie o tym, jak zejść z ceny. Ja jestem pomiędzy nimi, a sprzedającym jak tłumacz między dwoma światami, które mówią tym samym językiem, ale kompletnie się nie słuchają. Odbijam argumenty z uśmiechem, czasem z ironią, zawsze z klasą i bez emocji, bo w tej grze nie wygrywa ten, kto mówi głośniej. Tutaj wygrywa ten, kto panuje nad emocjami. A ja jestem tu, by doprowadzić misję do końca.

Myślisz, że najtrudniejszym elementem tej pracy są negocjacje? To zapraszam do świata dokumentów. Jeśli coś w tej branży naprawdę potrafi wysadzić misję w powietrze, to nie cena. To papier. Księgi wieczyste, urzędy, błędy, terminy i decyzje sprzed lat, które nagle postanawiają wrócić na scenę, jak bohater drugiego planu. Tu nie ma miejsca na improwizację. To moment, w którym kończy się ironia, a zaczyna odpowiedzialność. Właśnie wtedy zamieniam się w specjalistkę od spraw trudnych i bardzo trudnych. Jedna pomyłka i cała transakcja trafia do archiwum pt prawie się udało, gdzie prawie robi wszystkim zainteresowanym naprawdę dużą różnicę. Dlatego, od początku misji sprawdzam, analizuję, pytam i tłumaczę klientom, że „to tylko formalność” bywa najbardziej niekorzystnym uproszczeniem świata.

Finał misji jest pozornie spokojny. Nie słychać fanfar. Jest notariusz, dokumenty, długopisy i cisza. W filmach w tym momencie leci muzyka. U mnie leci myśl: czy wszystko jest dopięte. Jestem opanowana, choć wiem, że do ostatniej chwili wszystko może się wydarzyć. Kiedy padają podpisy, nie ma oklasków. Jest ulga i satysfakcja, że świat moich klientów właśnie bezpiecznie zmienił adres.

Pośrednictwo w obrocie nieruchomościami to nie transakcje, jak kupno tostera. Tu w grę wchodzą emocje, ambicje, rodzinne historie i pieniądze, które bardzo często są „wszystkim, co ktoś ma”. ..a Agent? Nosi marynarkę zamiast smokingu, telefon zamiast pistoletu i uśmiech, który musi wytrzymać więcej niż niejeden kevlar. Jako agent nieruchomości działam w terenie, gdzie emocje są ostrzejsze niż argumenty, a jedna źle poprowadzona rozmowa potrafi wysadzić w powietrze transakcję wartą setki tysięcy złotych. To nie jest zawód dla ludzi o słabych nerwach. To kino akcji, w którym nikt nie zadbał o dublerów i efekty specjalne.

Wiesz już dlaczego mówię o sobie: agent, skoro nie ratuję świata i nie piję martini w pracy? Mówię tak z dumą i przekonaniem, bo codziennie wchodzę w sytuacje, w których stawką są pieniądze, bezpieczeństwo i spokój moich klientów, a moim zadaniem jest zrobić wszystko, by zapewnić im bezpieczne zakończenie misji.

Dla mnie agent to nie tytuł. To odpowiedzialność, którą świadomie przyjmuję na czas trwania misji.

Autorka: Terra Fanin

Agentka 001 w REMAX Speedway Zielona Góra, która wierzy, że domy mają duszę, a ludzie emocje, które trzeba zrozumieć, by połączyć jedno z drugim w pasującą całość. Autorka prelekcji „Magia pierwszego wrażenia”, z dystansem do siebie i ogromną miłością do tego, co robi.

terra_fanin.remax-polska.pl

facebook.com/TerraFaninREMAXspeedway